为公司省钱

很多公司都认识到，要想赢利，如何买东西和如何卖产品同样重要。他们不只是削减成本，而且对成本进行管理。他们控制办公费用；利用高技术设备提高生产率；精减管理机构；巧妙降低旅行经费；谈判时寸土必争；让每一笔钱发挥最大效用。
　　员工引路
　　员工的建议里总有许多出人意料的好点子，而且往往只有行家里手才能想得出来。这些点子单个看上去微不足道，积少成多就能省下大笔钱。
　　例如，国际商用机器公司（IBM）的一位员工设计了一种工具，用来在自己公司生产特殊的电脑接线。在此之前，要以每件5美元的价格从其它公司购买这种产品，现在只花几美分就可以自己生产。这一设计第一年就为国际商用机器公司省下了1400万美元。
　　努力建立和保持严格的员工建议体制。光设建议箱远远不够，要征集具体一降低成本的点子，而不是泛泛的建议。把有关费用的情况告诉员工能起到鼓励作用。
　　如果建议被采纳，就要奖励提建议的人，而且一定要大张旗鼓地进行。不管点子是好是坏，对一条建议都要尽快反馈。这样才能让员工知道你看重他们的建议。
　　节省旅行开支
　　不管公司是大是小，有两个简单步骤能做到立刻省下大笔旅行开支：与一个业绩好的旅行社合作，把所有的旅行活动都交给他们安排。这样的旅行社能帮助你公司管理旅行开支，找出节省开支的途径。他们就好象是专门从旅行费、交际费中省钱的警犬，能从一大堆航空公司里挑出最好的价钱，拿到最佳的酒店折扣，联系到最实惠的租车服务。
　　与商务客户打交道多的公司，每月都会提交你公司的旅行开支情况以及如何节省开支的分析。他们会把当月的公布票价和酒店房价与你公司的开支进行比较，便于随时查验旅行开支。
　　自己维修
　　培训几个员工，让他们学会修理电脑。修理费只是你能省下的钱的一小部分。由故障导致的停工和运输费都得花一大笔钱，而最破费又最危险的，莫过于把机器打包。送给零售商或服务中心修理。你根本不知道他们在背后到底干了些什么，所谓"修理"往往只是和另一台机器换个零件。可能计算机根本就没坏，而你被愚弄了。
　　用二手货
　　如果不介意的话，那么使用拼拼凑凑、从旧货堆里挑出来的家具和装饰，也能省些钱。这样，装修办公室花上500块钱可能就够了，而同样的东西，新的也许得花五倍的价钱。
　　当然，如果你公司很专业化，而且想给顾客留下深刻印象，这招就不灵了。不过，如果对你而言，钱装在自家口袋里比变成壁纸贴在墙上更有价值，你就可以这么办。
　　留意当地报纸上公司清盘或拍卖的消息。买之前要先了解你感兴趣的东西新的要多少钱。在现场，不要被误导。认准什么价钱最合理。不要多花一分钱。
　　Dell Computers计算机公司从小公司起家，成长为大公司，拥有10亿资产。为了避免办公费用膨胀，这家公司只买二手家具。
　　旧机新用
　　计算机确实寿命有限，但许多公司没等它们寿终正寝，就把它们淘汰了，因此浪费了大把钞票。其实有不少办法能让这些老马再多服役几年。
　　比如说，多装内存条或硬盘可以扩大存储容量；配上加速板就能运行新的、更高级的软件；装了调制解调器、高性能显示器或磁盘驱动器，计算机的功能就会更多。
　　本地的计算机商就能帮你给计算机升级。要是你有兴趣自己修修补补（或聘人来干），那么可以读点这方面的书和杂志。虽然不是只有专家才能挖掘出老机器的新价值，这个方法对那些有计算机恐慌症的人还是没有什么用处。
　　打破办公用品垄断供应
　　在购买办公用品时，很多方面都能造成浪费。一个能说会道的推销员，能让你买下根本用不着的东西；有些人总是花高价一点一点买东西；或者等到办公必需品用光了，才急急忙忙去订，还得为加急多付钱；要么就是在购货时，从不货比三家。
　　控制办公用品开支，需要建立一个简单的系统，用以掌握公司的采购和存货情况，列出常用物品清单以及应该保持的存货量。固定从一个地方进货，这样就可以享受整量折扣。另外，应指定专人负责所有的订货。
　　设计一种公司内部使用的领料单。低值、易耗的物品一次订完全年的用量，因为大量订货既能降低价格，还能避免反复订货。对季节性订货（如节日贺卡）应提早做好计划，以便争取到最好的价格。
　　物资要存放在一个地方，散装的货物应加锁。每份订货单都要按类别留底，货到以后再逐项核对。
　　使用购物单
　　购物单是成本控制所不可缺少的。注意成本控制的公司，很少有不用购物单购货的。但也有很多公司，特别是发展迅速的公司，常常将其视为多余的手续。应该购买标准的购物单，以谁有权使用要有严格的规定。
　　手续是多起来了，但本质不同。实行购物单制度有助于在一个地方购物、由一个人掌握开支。不要让部门或个人自己去采购，那是效率极低的做法。
　　做存货恐惧狂
　　把存货看做是放在货架上或仓库里的死钱，什么用场都派不了。存放这些过剩。滞销、过时的货物，其成本不仅包括储存费，还有保险费和税款。而库存占用的资金无法对企业发展起任何有益的作用。
　　要管好库存，首先要有完整的记录，没有必要的信息，库存管理就是一句空话。经常清点存货，每季度一次或每月一次。这样做既能防止顺手牵羊，也使你对手头有什么存货心中有数，从而做到减少库存、降低成本。
　　计算自己的存货周转次数，并把它与同行的平均水平相比较：
　　存货周转次数=年售出货物总成本/平均货品金额。
　　比方说，如果当年卖出货物的总成本是100万美元，而货品平均金额为25万美元，那么存货周转率就是4.也就是说，每年每批存货卖了或使用了4次。
　　提高谈判技能
　　作为一个企业家，你会同各种各样的供应商、专家、业主、顾客以及潜在客户谈判。提高谈判技能就意味着提前几年为企业省钱。谈判最基本的原则是：如果不张口提要求，你就什么也得不到。因此，一定要学会提要求。
但注意避免情绪化，讨价还价不见得需要剑拔弩张。一定让对方先开价。除非对方要求，否则不要主动提价或压价。事先就要想好哪些方面可以让步，，哪些方面要据理力争。还要尽早打听清楚谈判对手是否有权作主。
　　清理做废表格
　　更新表格，丢掉过时的表格，或将几种表格合并，可以省下不少经费。如果你经营的业务是"表格密集型"，那么需要每年清理表格，看看哪些该丢掉了？哪些可以合并？向员工、顾客、客户、供应商，以及所有使用这些表格的人请教。他们才是知道哪里可以进行简化（当然也就是节省开支）的人。
　　不合格的表格在三个方面浪费钱：员工工花时间改正表格里的错误，或者索要表格里遗漏的信息。他们的时间要花钱。如果表格上信息不全，还要打电话或写信去索要，这也得花钱。无论是填表人还是读表人，如果有问题不清楚，也得打电话问个明白，又增加一笔开支。而且用废的表格还得不断重印来补充。
　　尽快收帐
　　收帐想要快，出货单最重要。出货单要简明扼要，条款清楚，标的明确。要写明支票付往何家公司。好的出货单能起到鼓励对方迅速付清帐款的作用，它不仅写明拖延付款的罚金，而且也说明提前付款的折扣。
　　对过期欠款，要尽快打电话催收。打电话能给人以紧迫感，还可以让你迅速了解对方的态度。不必对打电话表示内疚，因为你完全有权要回自己的钱。打完电话还应该写封信确认电话内容。
　　对付款迅速的公司应当有所奖励。如果对方在10至15天内付清欠款，可以给他们1%到3%的折扣，这一招往往很灵。