有效提升流程效率的六种方法

通常我们说流程效率，是指流程的处理时长，也就是一个流程从开始到完成的总耗时。提升流程效率，就是在不降低流程规范性、不增加流程管理风险的前提下，缩短流程处理时长。

流程在正式上线运行之后，就需要定期回顾，以发现流程中存在的问题并加以解决，通过这种方式实现流程的持续优化。缩短流程处理时长也是流程优化的方向之一，在本文中，我们探讨能有效缩短流程处理时长，提升流程效率的方法。

需要再强调的是，提升流程管理效率一定要以不降低流程规范性和不增加流程管理风险为前提。我们以下的方法，也都是在这个前提下进行的。我们总结了能有效提升流程效率的六种方法，供大家参考：

• 用管理授权实现分级审批
• 改串行处理为并行处理
• 合并冗余环节、删除不必要的环节
• 用线上流程替代线下流程
• 利用系统对接减少人工操作
• 提升员工流程管理意识
  

一、用管理授权实现分级审批

如果公司所有流程都需要由总经理审批，可以预见到总经理将会成为流程中最大的堵点，总经理的工作效率将成为公司管理的瓶颈。管理授权就能有效地解决这个问题。

管理授权是指依据公司的管理要求，给各级管理者设置相应的审批权限，让各级管理者都能在授权范围内承担审批职责。合理的审批授权既能给公司各级管理者赋予恰当的权限，又能让他们能充分承担起管理的责任。

我们举三个管理授权的例子，方便大家理解：

1、以费用报销流程的审批授权为例，按照报销金额进行审批授权：

报销金额x元	审批人
x<=500	部门主管
500<=x<2000	部门经理
2000<=x<5000	中心总监
5000<=x<10000	分管副总
x>=10000	总经理

通过这样的审批授权，就可以按照报销金额进行分级审批，只有报销金额超过一万元才需要到总经理审批，能极大提升审批效率。

2、以员工录用流程的审批授权为例，按被录用员工的级别进行审批授权：

被录用员工级别	审批人
普通员工	中心总监
主管级员工	分管副总
经理及以上级员工	总经理

3、以员工请假流程的审批授权为例，按请假天数进行审批授权：

请假天数x天	审批人
x<=1	部门经理
1<x<=2	中心总监
2<x<=5	分管副总
x>5	总经理

管理授权可以是多纬度的，比如按金额授权、按申请人级别授权等等，所有能以阶梯式分级或不同类型分类的事项，都可以进行管理授权。

需要注意的是，管理授权可能也会带来新的问题，例如“拆单申请”，原本报销20000元的申请单，拆成两张10000元的申请单，把原本需要总经理审批就变成了只需要分管副总审批了。为了杜绝类似拆单申请的行为，必须从管理制度上明确禁止，还需要由内控或审计部门定期抽查审计，一旦发现问题必须严肃处理。

二、改串行处理为并行处理

流程中可能会有多个处理环节，通常是一个环节处理完成后，再流转到下一环节处理，称之为串行处理。有些环节在逻辑上并没有先后顺序，这样的环节就可以由串行处理改为并行处理，以减少处理时长，增升流程效率。

串行处理和并行处理示意图

以上图为例，如果A、B、C、D每个环节的处理时长为10分钟，那么左边流程需要处理40分钟，右边流程只需要处理30分钟，流程效率提升25%。

三、合并冗余环节、删除不必要的环节

在同样的处理效率下，环节越少，流程的整体处理时长也会越短。因此合并冗余环节、删除不必要的环节也能有效提升流程处理效率。当然，我们应该全面谨慎地判断一个环节是否有必要或是是否冗余，这个需要在实际工作中结合实际情况具体分析。

四、用线上流程替代线下流程

线上流程是指流程的“电子化”，利用信息化系统让流程在线上处理和流转，可极大提升流程处理效率。举个例子：员工线下请假，先填写纸质的请假单，交给领导签字之后，再交到人事部门备案归档。这个过程需要员工自己找领导签字，万一领导不在办公室或是出差了就会耽误签字。如果员工请假通过线上电子申请单提交，流程自动流转到相应领导，领导也可随时随地处理，最后流程自动流转到人事部门备案归档。整个过程都在线上完成，员工不用再跑腿，效率当然能有极大的提升。

五、利用系统对接减少人工操作

在公司信息化系统较为完善的情况下，可以通过系统对接，使流程数据在系统间无缝传递，从而能减少人工操作，提升流程效率。例如员工转正流程审批通过之后，流程与人事系统对接，自动修改员工状态，人事部门不用再手动到人事系统里修改员工状态，效率自然就提升了。这个方法需要依托于较为完善的信息化系统，公司主要业务都通过线上系统管理。

六、提升员工流程管理意识

不论是线下流程还是线上流程，实际的审批人和执行人都是员工，因此提升员工流程管理意识，减少员工在处理流程时不必要的拖延，也是提升流程效率的有效方法，也是最为复杂、难度最大的方法。要让员工建立起流程管理意识，需要持续地宣讲和培训，通过各种方法和手段不断向员工灌输和强化流程管理效率意识。

七、本文小结

本文简要介绍了提升流程处理效率的六种方法，这些方法都是在实际流程管理工作中被证实是有效的，大家可以根据各自公司的具体情况和流程管理实际参考施行。最后再强调一次：提升流程管理效率一定要以不降低流程规范性和不增加流程管理风险为前提，请大家切记。