如何解决Excel文件变大的问题

经常有些人找我说Excel文件变得很大，打开和保存操作都很慢，有时还提示内存不足等。这个问题要怎么解决？
Excel文件大通常就是图片多，数据量大，格式多导致的。
图片多和数据量大容易理解。为什么格式多也会导致文件变大？由于格式不是可以直接想文字实实在在可以辨别存储量是多大的，所以很容易被忽略了。这个下面会详细说明。
既然文件变大了，要怎么解决呢，一个一个来：1）数据量大，基本是无解的。若没设置什么格式，单纯只是数据，10几M的文件可以保存上十万行的数据。这个一般可以通过拆分文件处理或者删除无用的数据。2）图片多，这个也容易解决。图片多也包含各种对象多。删除图片，或者重新换小图。3）格式多就清除格式。格式多是指应用不同格式的单元格多（单元格多不等于数据量大）。这个需要选择单元格，再用菜单“开始”-->“编辑”-->“清除”-->“清除格式”即可。

这个格式多影响很大。我一般建议不要用太多格式。但很多新手很喜欢用各种各样的格式标记东西。处理方法有了，但如何辨别是哪些情况呢？辨别清除是哪些情况才好对症下药。整理了一套处理方法，如下：
1、若是xls文件，先另存为xlsx
xls格式的文件是纯粹的二进制文件，而xlsx格式的Excel文件是基于xml的。另存为xlsx之后，就可以用于下面的解压步骤。有时候甚至另存为xlsx之后，文件就变小了。
2、复制一份，再把文件名后缀xlsx改成zip，解压缩看不到文件后缀的，先改一下系统设置，把文件后缀名显示出来。改成zip之后，就可以解压缩。解压之后，出现如下的文档结构：

可能还有其他文件或文件夹，不过那些无关紧要。主要看这些文件夹或文件：1）xl目录中的drawings文件夹。里面有个xml文件，该文件是记录原Excel文件中的形状信息。2）xl目录中的media文件夹。若原Excel文件有图片、视频等媒体文件，就会出现该文件夹。3）xl目录中的worksheets文件夹。该文件夹里面都记录原文件中的工作表信息。单元格的值和格式都在里面。4）xl目录中的sytles.xml文件。该文件自然是记录该Excel文件的样式信息。
3、再挨个排查看哪些文件占用的空间比较大1）drawings文件夹大，说明里面的形状太多。可以打开原Excel文件，按Ctrl+G定位所有对象，再摁Delete删除。


那个网络流传的“电脑嘲笑找不到对象”的梗也是在这里出现的。

2）media文件夹大，说明里面的图片或其他媒体文件太多了。同样可以用上面的方法定位对象，删除。也可以用PS弄个批处理，批量把图片的尺寸改小（不要问我PS是什么）再覆盖回来。覆盖回来之后，可以把解压出来的文件重新压缩为zip。把zip后缀改成xlsx又是一个Excel文件了。
3）styles.xml文件大，说明样式多。其实这个文件也大不到哪里去，我只是想顺便提一下如何批量清除样式。批量清除样式，可以利用vba代码。打开原Excel文件，Alt + F11 快捷键打开vba界面。右键工程资源管理器，插入新模块。

看不到这个工程资源管理器？点击菜单“视图”-->“工程资源管理器”。在新建的模块写入代码：
PublicSubClearSytles()
OnErrorResumeNext
DimstyAsStyle
ForEachstyInActiveWorkbook.Styles
sty.Delete
Next
EndSub接着，点击上面的运行图标按钮执行这个宏即可。

用完这个模块之后，可以删除这个模块，不必保存代码(保存文件会提示是否继续，点是即可)。

4）workbooks文件夹里面的sheet.xml文件大。通常这个就是具体的工作表了。每个xml就对应一个工作表，可以看出哪个文件比较大。拿我一个朋友发给我的文件举例，TA的worksheets文件夹如下：

很明显有3个工作表比较大：Sheet2、Sheet11和Sheet13。打开TA的Excel文件，发现只有5个表，而且名字对不上。这种情况说明表格被隐藏了，右键工作表标签取消隐藏。至于名字对不上也是正常的，按Alt + F11。看vba界面的工程资源管理器。

很明显可以看出刚刚那3个比较大的工作表对应的表格。再打开对应的表，全选内容(Ctrl + A)，清除格式。保存之后，发现19M的文件变成400多k。为什么差距这么大呢？而且那3个表中有两个表的数据确实不多，才100多行。
因为格式的信息量要比单元格值的信息要记录多得多。格式包括字体、背景、边框、单元格大小等等很多信息。若格式设置得越多，需要记录的信息就越多，从而导致文件越大。如果再加上数据量大，且应用不同格式的单元格多的话，这个文件占用空间就变得很大。所以，少用格式。