全面质量管理在科技档案工作中的持续发展

　　
　　1、全面质量管理和科技档案研究工作
　　要讨论在科技档案研究工作和全面质量管理的持续发展，必须首先搞清楚全面质量管理和科技档案研究工作的基本概念，从根本上认识他们的本质。
　　全面质量管理的理论是六十年代初期形成的一门新兴的专门科学。它引起了世界各国的瞩目，起源于美国，我国自1978年推行了全面质量管理以来，在理论和实践上都有一定的发展，并取得了丰硕的成果。国家标准中质量管理的定义是“确定质量方针、目标和职责。并在质量体系中通过诸如质量策划、质量控制、质量保证和质量改进使其实施的全部管理职能的所有活动。”这个定义在全面质量管理概念的理解汲取了现代数学方法、自动控制、系统工程、可靠性理论、工程心理学、价值分析等科学的成果，其主要标志是把科技管理、行政管理和统计方法有机的结合起来，建立起一整套质量工作体系，保证能经济地生产出满足用户要求的产品。其根本原则是：质量不能靠检查出来，而应该把质量建立在设计过程、生产过程、使用过程的基础上，并从这个目的出发，开展保证质量的各项活动。质量检查的职能相应地扩展为质量管理的职能，同时，由于全面质量管理体系涉及到市场调查、新品开发、生产检验、销售服务等各个环节，质量的信息又通过质量部门反馈到设计生产部门，作为改进质量的依据，我们应该在推行全面质量管理和贯彻实施ISO9000系列标准的实践中，进一步探索、总结和提高，为形成有中国特色的全面质量管理而努力。
　　科技档案的工作是什么呢？科技档案工作就是科学地运用新概念、新的范畴，如机制、控制、反馈、秩序、系统、结构、优化等科学的管理好科技档案，并提供科技档案为党和国家各项建设、科技技术研究服务的一项工作。它的基本任务是：按照一定的原则和要求，完整地保存和科学地管理好科技档案，充分发挥科技档案的作用。及时地提供科技档案，为科研、生产、基本建设工作服务，九十年代新的科学技术在档案工作中的广泛运用将大大提高档案工作者的思维劳动效率，进而导致劳动方式、工作条件和管理体系的改革，如以电子计算机为核心的自动化体系可以用来装备档案队伍，减轻档案工作的劳动强度，使管理过程中的信息存储、加工、传输、检索等物质技术手段达到现代化水平，从而大大提高工作效率。科技档案工作的性质，第一、它是一项专业性的工作，既表现在科技档案本身是一定专业技术的记录和一定技术活动的产物，同时还表现在科技档案工作是一项专业性的工作。第二、科技档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。第三、科技档案是自然科学的渗透，它直接反映出一个单位科研、生产基建的质量和管理水平，我们要充分利用好现代化的工具，统一管理好国家档案，维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用，进一步发展档案工作的宏观理想。
　　2、科技档案工作引进全面质量的可能性和必要性。
　　全面质量管理的基本核心是提高人的素质，调动人的积极性。档案工作中涌现出的人才是档案管理的精英，他们对档案工作的质量研究和发展起着一种引导潮流的作用。全面质量管理论的形成有两个原因，一是科学技术的发展，对产品质量的要求越来越高的趋势，二是企业管理理论的发展在企业管理中越来越重视人的作用。毫无疑问，现代的科技档案工作同样也不能离开这两个方面的因素，从前面的分析可以看到科技档案工作是企业管理一项不可缺少的组成部分，而全面质量管理则是企业管理理论发展到完善科学阶段的集中表现。因此在科技档案工作中引进全面质量管理的主要思想和方法是完全行得通和很有必要的。
　　2.1全面质量管理和科技档案工作二者的关系。全面质量管理归根到底是为了提高科技档案工作的质量，质量、效率、效益是我们在进行科技档案中不可忽视的问题。因此在科技档案的形成、积累、收集、整理、保管鉴定、统计、提供利用以及技术文件材料的接收，送晒、装订、分发、入库等环节中必须把科技档案的质量要求贯穿于科技档案工作的全过程，同时要研究那些影响档案质量的因素并探讨如何来控制他们，这就要求抓好各个环各个过程的质量管理，都应该符合质量原则，符合国情、馆情、室情的实际。我们还要研究心理学、生理学、五要素的影响等等。全面质量管理的基本理论，坚持人------机（包括技术和方法）------效益的统一。例如，档案馆应根据每个同志的不同特点去安排工作，分析广大利用者的心理和需求开展提供利用工作等，这样才能把档案管理彻底纳入到本单位全面质量管理的总体规划中去。
　　2.2《科技档案工作条例》上规定，科技档案工作是生产管理、技术管理和科研管理的重要组成部分。科技档案工作渗透在企业的生产技术科研等各个领域，牵涉到方方面面工作。因此支持和做好这项工作是科技档案工作的重要前提。这就要求开展全面的科技档案工作的宣传教育，使大家了解科技档案工作的意义、作用以及做好这项工作的具体规定，同时建立一整套保证档案质量的工作体系，把科技档案工作纳入生产、技术和科研等管理制度，纳入生产、技术和科研计划，纳入专业科室和技术人员的职责范围，并构成一个整体，融会贯通，互相补充，从各条途径来保证科技档案工作的开展。
　　2.3科技档案工作的基本原则是集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。建立健全各项科技档案工作制度，实行科技档案的规范化管理是一项最基本的工作。全面质量管理十分重视规范化管理强调质量管理是标准化的支柱。科技档案的规范化管理包括科技档案和科技档案工作两方面的内容。科技档案工作是指档案形成过程，管理手段，管理工具等的标准化。科技档案工作通过确定档案质量的技术标准和实行各个环节的工作标准，明确各项工作各个岗位和各类人员的职责范围，使各个环节全面而严实地组织起来。提高效率，达到科技档案工作的规范化管理。
　　2.4档案学是一门综合性的边缘学科。由于近代科技档案的日益多样化和管理现代化，科技档案越来越多地涉及到各门自然科学领域。从它的产生存在，发展的过程中，科技档案工作已经形成了自己独特的客观规律，从科技档案的形成，积累、收集、整理、保管、鉴定、统计，提供利用各个环节的不可缺一，又组成了自身完整的科学体系，以及反映在企业管理中。他是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，从而造成了科技档案工作必然存在责任管理，质量管理，计划管理，计量管理等全面质量管理的条件和要求。
　　3.全面质量管理在科技档案工作中的持续发展
　　从以上观点来看，档案管理与全面质量管理并不矛盾，他们有着共同的理论基础：质量管理，目的是为了自觉而系统地应用全面质量管理的思想和方法，来丰富科技档案的管理理论，加强科技档案工作的自身建设。这就意味着档案管理是全面质量管理在实践上的体现，贯彻档案管理标准的过程，则更是一个具体的持续发展过程。
　　3.1责任管理
　　建立健全科技档案工作的各项规章制度，制定科技档案管理工作的标准规范，并且以程序图、系统图、网络图等形式，把它们形象化、直观化。在严格各项规章制度和岗位责任制的同时，加强思想教育，提高职业道德水平，把科技档案工作首先建立在遵循客观规律和发挥人的积极作用的基础之上。
　　3.2质量管理
　　科技档案工作的形成、积累、收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用各个环节是一个有机的整体，哪个环节的工作没有做好都会影响到全局的工作管理。因此，必须树立质量第一的思想，把档案质量贯穿在档案工作的始终，同时把科技文件材料的形成归档过程看成是一个无限循环的过程。不断将影响归档质量的信息反馈到新工作的开始中去。
　　3.3计划管理
　　一方面在科技档案工作纳入技术管理制度、纳入技术人员职责范围的同时，必须纳入科技工作计划，才能使开展科技档案工作得到保证。
　　另一方面还必须实行PDCA的工作程序，将计划、实施、检查、处理看作一个循环，并且使这个循环每转动一次，科技档案工作的水平就提高一步。此外，还应制定业务建设计划，队伍培训计划，体制完善计划，新技术采用和设备添置更新计划等。没有计划就没有奋斗目标，没有奋斗目标就无法提高科学管理水平。
　　3.4规范化管理
　　对科技档案规范化达标管理，是维护档案工作的基本原则的有效途径。同时，标准化管理是科技档案为科研生产以及广大利用者提供服务、互通信息的重要基础，是科技档案交流的必要条件，是应用现代化管理的首要前提，使整个档案现代化管理体系工作更有条理性、贯通性。
　　3.5计量管理
　　全面质量管理要求把数理统计作为控制质量手段的基础。任何时候、任何地点、任何工作，凡是有条件的都可采用，即“一切用数据说话”从科技档案接收、整理、编目到提供利用都要有量的概念和量的分析。如：对利用率的分析，再从库藏量每年增减情况的分析，就可以了解科技档案和科技档案工作的演变过程，科技档案的计量管理是大有工作可做的，做好这项工作也必然促进科技档案的管理更加完善、科学。
　　总而言之，全面质量管理在科技档案工作中持续发展下去，这已被事实所证明。科技档案工作是一项发展社会主义经济和科学技术的不可缺少的专门事业，建立一套科学的完善的管理思想和方法，是客观现实的需要。当前应该尽快地把全面质量管理的思想持续发展到科技档案现代化管理中来，把档案现代化管理事业提高到一个新的水平。

顶起顶起顶起